Кейсы: внедрение Битрикс24

Компания с удивительной историей...

Одна из самых известных в Санкт-Петербурге...

Всероссийская общественная организация...

Кейсы

ферма "родные ладони"

Компания с удивительной историей. Молодая и очень амбициозная команда занимается производством и выращиванием продуктов питания премиум качества. В 2015 компания вышла на новый этап развития и производства, который требует внедрения систем автоматизации всех бизнес-процессов предприятия. Именно поэтому ферма «Родные ладони» обратилась к нам.

задача

Автоматизировать отдел продаж, отдел закупок и настроить складской учет с целью улучшения качества обслуживания, эффективности выполнения поручений руководства, осуществления контроля за остатками и сокращения времени обработки заказов.

что было

- Отсутствие автоматизации склада, движение товара велось в бумажных журналах учета;
- Обработка заказов производилась через WhatsApp, что приводило к постоянной утере важной информации, а также вызывало сложности при попытке восстановить хронологию событий (т.е. эффект «испорченного телефона»);
- Продажи через интернет-магазин отсутствовали;
- заказы на доставку обрабатывались вручную, за счет чего, не передавались должным образом в исполнение;
- Срыв заказов крайне негативно влиял на рейтинг организации в различных интернет-сервисах потоком негативных отзывов и потерей клиентов.

Трудности, с которыми мы столкнулись

- Ограничения функционала готового приложения для интеграции Bitrix24 и Мой Склад;
- Ограничения основного функционала Мой Склад;
- Сложность тонкой настройки Мой Склад;
- Ограниченный перечень торгового оборудования, которое может быть подключено в приложении Касса Мой Склад.

что стало

Проведен 3х дневных выездной Workshop по Цифровой Трансформации, работе в CRM Битрикс24, работе с системой МойСклад для сотрудников компании (отдел закупок, отдел продаж, склад, управленческий персонал)

Произведен анализ бизнес-процессов фермерского хозяйства, на основании которого руководству был передан перечень рекомендаций по оптимизации деятельности. В ходе обсуждения и утверждения перечня рекомендаций начались работы по формализации бизнес-процессов, написанию регламентов, внесению правок в соответствии со спецификой АПК. На основании утвержденного пакета документов был подготовлен и согласован план автоматизации. Каждый бизнес-процесс и бизнес-операция были декомпозированы до отдельных значимых процедур с привязкой реальных действий к информационным системам.
В рамках реализации проекта были предприняты следующие шаги:
- Разработана «дорожная карта» взаимодействия информационных систем;
- Собраны на основании наших рекомендаций АРМ;
- Внедрена облачная версия Bitrix24;
- Внедрена система складского учета Мой Склад;
- Произведена настройка 4х направлений сделок в модуле CRM Битрикс24: B2B, B2C, Retail, оффлайн продажи;
- Произведена настройка системы Мой Склад;
- Настроены статусы заказов в соответствии с БП, шаблоны документации в Битрикс24 и МойСклад, роли и права пользователей , точки продаж в системе МойСклад, обмен данными между Bitrix24 и Мой Склад, привязка статусов сделок Bitrix24 и статусов заказов покупателей в Мой Склад (при переходе сделки в Bitrix24 в определенный статус автоматически меняется статус заказа покупателя в Мой Склад);
- Произведена выгрузка каталога товаров из интернет-магазина в МойСклад и Битрикс24 контактов из Битрикс24 в Мой Склад;
- Настроена возможность работы менеджеров по продажам исключительно в Bitrix24 без использования Мой Склад.
- Настроен обмен данными между Bitrix24 и 1С Бухгалтерия;
Полностью настроены рабочие места:
- Кассира (ККТ inpas, ФН АТОЛ, сканнер штрих-кодов HoneyWell);
- Курьера (смартфон, ФН АТОЛ, ККТ PayMe);
- Кладовщика (принтер этикеток, сканнер штрих-кодов HoneyWell);

Выводы

- Переход от "бумаги" к "цифре"
- Прозрачность данных
- Сокращение времени на выполнение бизнес-операций и процедур, на обработку заказов клиентов, на взаимодействие с поставщиками, на документооборот;
- Возможность отслеживания показателей по продажам и движению товаров в режиме реального времени;
- Упрощение постановки задач и контроля их выполнения.

В результате успешной реализации проекта по автоматизации бизнес-процессов фермерского хозяйства «Родные Ладони», выстраиваются планы долгосрочного сотрудничества и дальнейшего расширения объектов автоматизации и внедрения новых технологий, обсуждается дальнейший план автоматизации производственных бизнес-процессов.

пекарня "штрогель"

Пекарня «Штрогель» одна из самых известных в Санкт-Петербурге. Только в «Штрогель» продукция выпекается на пару из качественных и натуральных продуктов. В связи с постоянный ростом и развитием пекарни нужна была четкая, быстрая и отлаженная работа всех звеньев компании и на помощь в автоматизации пришла наша компания.

задача

Автоматизировать отдел продаж и задачи маркетинга с целью повышения продаж и сокращения времени обработки заказов.

что было

- Продажи через интернет-магазин отсутствовали;
- Рекламные компании находились в управлении у различных организаций, что не позволяло контролировать эффективность затраченных средств;
- Заказы на доставку обрабатывались вручную, за счет чего, не передавались должным образом в исполнение;
- Срыв заказов крайне негативно влиял на рейтинг организации в различных интернет-сервисах постоянным потоком негативных отзывов.

что стало

- Произведен анализ бизнес-процессов предприятия и «узких мест», на основании анализа подготовлены рекомендации по устранению проблем и подготовлен план автоматизации. В рамках реализации сформированного плана были предприняты следующие шаги:
- Создан новый бренд компании и вся необходимая печатная продукция;
- Осуществлена фото и видео съемка для задач маркетинга и контента сайта;
- Разработан интернет-магазин;
- Внедрена система учета R-Keeper;
- Произведена интеграция платежных систем с интернет-магазином;
- Настроена система sms-информирования и e-mail рассылок о статусах заказов;
- Внедрена коробочная версия Bitrix24;
- Развернут собственный VPS сервер на базе CentOS;
- Настроена сквозная аналитика;
- Рекламная компания в контексте и таргетинг переведены в единый кабинет.

Выводы

- Продажи через интернет-магазин превысили совокупную выручку всех оффлайн ресторанов;
- Расходы на интернет-рекламу стали прозрачными и управляемыми;
- Процент сорванных сделок снизился до 2,5% от общего объема интернет-заказов;
- Появилась возможность контролировать эффективность работы менеджеров по продажам, а также (частично) административного и обслуживающего персонала;

В результате произведённых работ совместно с компаний «Штрогель» выстраиваются планы долгосрочного сотрудничества по расширению объектов автоматизации и внедрению новых технологий, таких как распознавание лиц, автоматический контроль качества продукции и др.

фонд "соборное дело"

Всероссийская общественная организация, которая проводит ежегодный Крестный Ход в память о трагических событиях 1917-1918 года, приуроченных ко дню расстрела семьи Романовых. Крестный Ход проходит с 15 марта по 17 июля из Пскова через станцию Дно в Царское Село и далее в Екатеринбург. Охватывая более 350 населенных пунктов, и является самым продолжительным по времени и протяженности в мире. Сложность и объем различного рода согласований по маршруту следования требовали тщательной стандартизации и автоматизации рутинных действий, что заставило фонд воспользоваться нашими услугами.

задача

Автоматизировать бизнес-процесс согласования маршрута следования Крестного Хода

что было

- Для согласования мероприятий с органами власти использовались мобильный телефон и эл. почта, что приводило к постоянной утере важной информации, а также вызывало сложности при попытке восстановить хронологию событий;
- Отсутствовал единый канал коммуникации с участниками мероприятий, общение происходило через разрозненные мессенджеры, и участники не получали обратную связь;
- Организация и согласование мероприятий в каждой из точек маршрута занимала у сотрудников Фонда по несколько дней, часто приходилось принимать решения поздно ночью;
- Отсутствовал четкий перечень задач необходимых для реализации проекта.

что стало

- Произведен анализ бизнес-процессов проекта и «узких мест». Произведены консультации, определены ключевые задачи, разработан MindMap проекта. Произведен анализ внутренней ситуации проекта, предоставлены консультации, сформированы комментарии по деятельности проекта и анализ стейкхолдеров проекта. Сформирован пакет документации по проекту (утверждение маршрутов, письма и пр.).
В рамках реализации сформированного плана были предприняты следующие шаги:
- Создан новый бренд проекта и вся необходимая печатная продукция;
- разработан сайт;
- Внедрена облачная версия CRM Битрикс24 (тариф «Компания»);
- Развернут собственный VPS сервер на базе CentOS;
- Была запущена рекламная компания (таргетинг);
- Настроена интеграция всех каналов коммуникации (Facebook, Вконтакте, Instagram, Одноклассники, электронная почта);
- Создан бизнес-процесс согласования маршрута и шаблоны соответствующих документов;
- Обучен сотрудник отдела делопроизводства;
- Определена коммуникационная нагрузка.

Выводы

- Благодаря автоматизации бизнес-процесса согласования и сформированному дереву задач проекта, сокращено время согласования мероприятий с органами власти с нескольких дней до 3-5 часов, а также исключило переработку менеджеров в не рабочее время;
- По итогам внедрения CRM системы, вся информация об общении с представителями власти была систематизирована и сегментирована в соответствии с точками прохождения маршрута и сохранялась на портале Битрикс24, что позволило быстро восстанавливать хронологию взаимодействий;
- После интеграции всех каналов коммуникации с Битрикс24, участникам проекта предоставлялась оперативная обратная связь, а также появилась возможность ведения статистики по коммуникационной нагрузке на менеджеров;